Privacybeleid BKOGS

27-05-2026

Organisatie: Branchevereniging Kwaliteitsborging OGS rijopleidingen

Adres: De Waal 5, 5684 PH Best, KvK nummer: 85851507

E mailadres: info@bkogs.nl, Website: www.bkogs.nl

1. Inleiding.

BKOGS gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag dat gebeurt, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

BKOGS is de branchevereniging voor kwaliteitsborging binnen OGS rijopleidingen door particuliere opleidingsinstituten en docenten. BKOGS verwerkt persoonsgegevens onder meer voor het beoordelen van lidmaatschap, het registreren van docenten, het zichtbaar maken van kwaliteit binnen de branche en het uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten.

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie BKOGS persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn onder meer contactpersonen van opleidingsinstituten, docenten, persoonlijke leden, websitebezoekers, aanvragers en personen die contact opnemen met BKOGS.

Deze privacyverklaring is een publieksgerichte toelichting op de verwerking van persoonsgegevens door BKOGS. Voor zover de verwerking verband houdt met het BKOGS stelsel, wordt deze privacyverklaring toegepast in samenhang met het Kaderreglement BKOGS en Bijlage 4 Register, privacy en openbaarmaking.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

BKOGS is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Naam: Branchevereniging Kwaliteitsborging OGS rijopleidingen Adres: De Waal 5, 5684 PH Best KvK nummer: 85851507 E mailadres: info@bkogs.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor het uitoefenen van privacyrechten kunt u contact opnemen via info@bkogs.nl. Vermeld daarbij bij voorkeur “privacyverzoek” in het onderwerp van uw bericht.

Een privacyverzoek dat via info@bkogs.nl wordt ingediend, wordt beschouwd als een schriftelijk verzoek aan het bestuur. BKOGS zorgt ervoor dat privacyverzoeken alleen worden behandeld door personen die daartoe bevoegd zijn.

BKOGS heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Vragen over privacy worden behandeld door het bestuur of door een daartoe aangewezen bevoegde persoon binnen BKOGS.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

BKOGS verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn voor haar werkzaamheden. Welke gegevens wij verwerken hangt af van uw relatie met BKOGS.

3.1 Contactgegevens.

BKOGS kan de volgende contactgegevens verwerken:

naam functie organisatie zakelijk adres zakelijk e mailadres telefoonnummer inhoud van correspondentie

3.2 Gegevens van opleidingsinstituten.

Voor opleidingsinstituten kan BKOGS onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam van het opleidingsinstituut vestigingsadres website van het opleidingsinstituut contactgegevens van contactpersonen gegevens over lidmaatschap gegevens over toelating, schorsing, beëindiging of hernieuwde toelating bewijsstukken waaruit blijkt dat aan het normenkader wordt voldaan gegevens over kwaliteitssystemen ISO 9001:2015 certificaatnummer indien aanwezig

3.3 Gegevens van docenten.

Voor docenten kan BKOGS onder meer de volgende gegevens verwerken:

voorletter en achternaam contactgegevens lidmaatschapsgegevens registratiestatus WRM pasnummer OGS plus pasnummer categorie instructiebewijs of instructiebewijzen A, B, C, D en of E bevoegdheidslevel niveau 1, 2 en of 3 categorie waarop het bevoegdheidslevel betrekking heeft gegevens waaruit blijkt of de docent werkzaam is als zelfstandige of in loondienst bij een instituut bewijsstukken over bevoegdheid, vakbekwaamheid, ervaring en bijscholing gegevens over toelating, weigering, schorsing, herstel of beëindiging van registratie

3.4 Websitegegevens.

Bij bezoek aan de website kan BKOGS technische gegevens verwerken, zoals:

IP adres browsergegevens apparaatgegevens gegevens over websitegebruik cookiegegevens gegevens uit contactformulieren

Deze gegevens worden gebruikt voor het functioneren, beveiligen en verbeteren van de website.

3.5 Financiële en administratieve gegevens.

Wanneer dat nodig is voor de administratie kan BKOGS verwerken:

factuurgegevens betaalgegevens debiteurengegevens gegevens die nodig zijn voor fiscale administratie

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

BKOGS verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

het beoordelen van aanvragen voor lidmaatschap het beoordelen van aanvragen voor docentregistratie het beheren van het ledenbestand het beheren van het docentenregister het zichtbaar maken van actuele geregistreerde opleidingsinstituten en docenten het bewaken en bevorderen van kwaliteit binnen OGS rijopleidingen het uitvoeren van toelatingsprocedures, herbeoordelingen, schorsingen en hersteltrajecten het behandelen van vragen, meldingen, klachten en bezwaren het organiseren van bijeenkomsten, kwaliteitsdagen en verenigingsactiviteiten het voeren van administratie en facturatie het beveiligen en beheren van de website het voldoen aan wettelijke verplichtingen het onderhouden van zakelijke communicatie

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

BKOGS verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Voor BKOGS zijn vooral de volgende grondslagen relevant.

5.1 Uitvoering van een overeenkomst.

BKOGS verwerkt persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor het uitvoeren van lidmaatschap, docentregistratie of andere afspraken met betrokkenen.

5.2 Gerechtvaardigd belang.

BKOGS verwerkt persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor haar gerechtvaardigde belangen. Dit geldt onder meer voor kwaliteitsborging, branchetransparantie, het beheren van registers, het behandelen van meldingen en het beveiligen van de website.

Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang weegt BKOGS haar belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

5.3 Wettelijke verplichting.

BKOGS verwerkt persoonsgegevens wanneer dat nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit geldt bijvoorbeeld voor fiscale administratie en bewaarplichten.

5.4 Toestemming.

In bepaalde gevallen verwerkt BKOGS persoonsgegevens op basis van toestemming. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor nieuwsbrieven of niet noodzakelijke cookies. Betrokkenen kunnen toestemming op elk moment intrekken.

6. Openbare vermelding van opleidingsinstituten.

BKOGS maakt op haar website zichtbaar welke opleidingsinstituten actueel zijn aangesloten of voldoen aan de geldende kwaliteitskaders.

Van opleidingsinstituten kunnen de volgende gegevens openbaar worden vermeld:

naam van het opleidingsinstituut geldige status van het lidmaatschap voor zover relevant de categorie waarin het lid is ingedeeld vestigingsadres van het opleidingsinstituut website van het opleidingsinstituut ISO 9001:2015 certificaatnummer of een gelijkwaardig kwaliteitscertificaat, voor zover aanwezig en relevant voor de registervermelding

Deze gegevens worden gepubliceerd om transparant te maken welke particuliere opleidingsinstituten binnen het werkgebied van BKOGS voldoen aan de geldende kwaliteitskaders.

BKOGS publiceert geen namen, telefoonnummers of persoonlijke e mailadressen van contactpersonen van opleidingsinstituten tenzij daarvoor een duidelijke reden bestaat of afzonderlijke toestemming is gegeven.

7. Openbare vermelding van docenten.

BKOGS kan op haar website een openbaar docentenregister publiceren. Dit register heeft als doel inzichtelijk te maken welke docenten actueel geregistreerd zijn en voldoen aan de registratie en bekwaamheidseisen van BKOGS.

Van docenten kunnen de volgende gegevens openbaar worden vermeld:

voorletter en achternaam BKOGS registratienummer geldige status van docentregistratie WRM bevoegdheid: geverifieerd door BKOGS OGS plus bevoegdheid: geverifieerd door BKOGS categorie instructiebewijs of instructiebewijzen A, B, C, D en of E bevoegdheidslevel niveau 1, 2 en of 3 categorie waarvoor het bevoegdheidslevel geldt vermelding of de docent werkzaam is als zelfstandige of in loondienst bij een opleidingsinstituut, voor zover dit noodzakelijk is voor de kenbaarheid van de registratie

BKOGS publiceert deze gegevens omdat zij nodig zijn om opdrachtgevers, opleidingsinstituten en andere betrokken partijen inzicht te geven in de actuele registratie en bevoegdheid van docenten binnen het specialistische vakgebied van OGS rijopleidingen.

BKOGS publiceert niet meer gegevens dan noodzakelijk. Contactgegevens, privéadressen, geboortedata, volledige WRM pasnummers, volledige OGS plus pasnummers, kopieën van passen en onderliggende bewijsstukken worden niet openbaar gemaakt.

8. WRM pasnummers en OGS plus pasnummers.

BKOGS verwerkt WRM pasnummers en OGS plus pasnummers om bevoegdheden en bekwaamheid van docenten te controleren.

BKOGS publiceert deze pasnummers niet volledig in het openbare docentenregister. In het openbare register vermeldt BKOGS uitsluitend of de betreffende bevoegdheid door BKOGS is geverifieerd. Daarnaast kan BKOGS een eigen BKOGS registratienummer publiceren.

Volledige WRM pasnummers, OGS plus pasnummers en onderliggende bewijsstukken worden uitsluitend intern verwerkt. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die deze nodig hebben voor beoordeling, verificatie, registratie, kwaliteitsborging of bezwaar en geschilbehandeling.

Deze werkwijze sluit aan bij het uitgangspunt dat BKOGS niet meer persoonsgegevens openbaar maakt dan noodzakelijk is voor het doel van het register.

9. Controle en actualiteit van registergegevens.

BKOGS toont in het openbare register uitsluitend actuele lidmaatschappen en actuele docentregistraties.

BKOGS streeft ernaar dat openbare registergegevens juist en actueel zijn. Opleidingsinstituten en docenten zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van juiste en actuele gegevens.

Wanneer gegevens onjuist zijn, kan de betrokkene BKOGS verzoeken deze te corrigeren. BKOGS beoordeelt zo’n verzoek zorgvuldig en past gegevens aan wanneer daar aanleiding voor is.

Wanneer een lidmaatschap of registratie wordt geschorst, beëindigd of doorgehaald, verwijdert BKOGS de openbare vermelding of past zij deze passend aan binnen een redelijke termijn.

Gegevens kunnen intern langer worden bewaard wanneer dat nodig is voor administratie, verantwoording, bezwaar, beroep, heroverweging, handhaving, geschilbehandeling of wettelijke verplichtingen.

10. Contactformulieren en aanmeldformulieren.

De website van BKOGS bevat formulieren voor contact, aanmelding van opleidingsinstituten, aanmelding van docenten en het aanvragen of raadplegen van reglementen.

Wanneer u een formulier invult, verwerkt BKOGS de gegevens die u zelf verstrekt. Deze gegevens worden gebruikt om uw vraag, verzoek, aanmelding of aanvraag te behandelen.

Bij aanmeldformulieren voor opleidingsinstituten en docenten gebruikt BKOGS de verstrekte gegevens ook voor beoordeling, verificatie, registratie, kwaliteitsborging en eventuele openbare vermelding zoals beschreven in deze privacyverklaring.

BKOGS gebruikt deze gegevens niet voor andere doeleinden tenzij dat nodig is voor verdere behandeling, administratie, kwaliteitsborging, geschilbehandeling of wettelijke verplichtingen.

11. Opslag van documenten en bewijsstukken.

BKOGS kan bewijsstukken en documenten digitaal opslaan in een cloudomgeving van de BKOGS server.

Dit kan onder meer gaan om bewijsstukken over kwaliteitssystemen, bevoegdheden, bekwaamheid, ervaring, bijscholing, toelating en registratie.

Toegang tot deze documenten wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden binnen BKOGS. BKOGS neemt passende maatregelen om deze gegevens te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies en ongewenste openbaarmaking.

12. Hosting en technische dienstverlening.

De website van BKOGS wordt gehost via TransIP. Voor hosting en technische dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor het beschikbaar stellen, beveiligen en onderhouden van de website.

BKOGS maakt met verwerkers afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens wanneer dat op grond van de AVG vereist is.

13. Cookies.

De website van BKOGS gebruikt cookies of vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u de website bezoekt.

BKOGS gebruikt uitsluitend noodzakelijke cookies om de website goed te laten functioneren. Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. BKOGS plaatst geen analytische cookies, advertentiecookies of trackingcookies.

Wanneer BKOGS in de toekomst aanvullende cookies gaat gebruiken die gevolgen hebben voor de privacy van bezoekers, wordt daarvoor vooraf toestemming gevraagd via een cookiebanner en wordt deze privacyverklaring aangepast.

13a. Bescherming tegen geautomatiseerd misbruik.

BKOGS gebruikt op haar formulieren Google reCAPTCHA om misbruik door
geautomatiseerde verzendingen (bots) te voorkomen. Bij gebruik van reCAPTCHA
verzamelt Google technische en gedragsmatige gegevens van bezoekers,
waaronder IP-adres en muis- en toetsenbordbewegingen. Op het gebruik van
reCAPTCHA zijn de privacyverklaring en voorwaarden van Google van toepassing.

14. Ingesloten inhoud en externe websites.

De website van BKOGS kan links bevatten naar websites van opleidingsinstituten of andere externe partijen. Ook kan de website ingesloten inhoud bevatten, zoals video’s, kaarten of andere externe elementen.

Wanneer u op een externe link klikt of ingesloten inhoud gebruikt, kan de externe partij persoonsgegevens verwerken. BKOGS is niet verantwoordelijk voor de privacyverklaring of gegevensverwerking van externe websites. Wij adviseren om de privacyverklaring van de betreffende externe partij te raadplegen.

15. Met wie delen wij persoonsgegevens?

BKOGS deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de doelen die in deze privacyverklaring staan of wanneer BKOGS daartoe wettelijk verplicht is.

BKOGS kan persoonsgegevens delen met:

hostingpartij websitebeheerder IT leverancier cloudomgeving of serverbeheerder administratiekantoor of boekhouder betaalprovider e mailprovider ledenadministratiesysteem beoordelingscommissie of toelatingscommissie externe deskundigen die betrokken zijn bij kwaliteitsborging of bezwaarprocedures overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting bestaat

BKOGS verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wanneer BKOGS gebruikmaakt van verwerkers, maakt BKOGS afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens.

16. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte.

BKOGS streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, zorgt BKOGS ervoor dat dit alleen gebeurt wanneer daarvoor passende waarborgen bestaan volgens de AVG.

Voor zover externe diensten zoals Google reCAPTCHA persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dit op basis van passende waarborgen volgens de AVG, zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

17. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

BKOGS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Daarbij kan worden gedacht aan:

beveiligde verbindingen toegangsbeperking tot systemen en documenten gebruik van persoonlijke accounts zorgvuldige autorisatie van bestuursleden, commissies en beheerders beveiligde opslag van bewijsstukken periodieke controle van openbare registergegevens afspraken met leveranciers en verwerkers

BKOGS beperkt toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

18. Datalekken.

Wanneer zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordeelt BKOGS of sprake is van een datalek in de zin van de toepasselijke wet en regelgeving.

BKOGS legt relevante feiten en omstandigheden vast, beoordeelt de aard en ernst van het incident, treft passende beheers en herstelmaatregelen en doet waar nodig melding aan de bevoegde toezichthouder of aan betrokkenen.

Deze passage sluit aan op Bijlage 4, waarin is bepaald dat het bestuur bij een mogelijke inbreuk de feiten vastlegt, de ernst beoordeelt, maatregelen treft en waar nodig melding doet aan toezichthouder of betrokkenen.

19. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

BKOGS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of een zwaarwegend gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

BKOGS hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

gegevens over afgewezen aanvragen: maximaal twee jaar na definitieve afhandeling, tenzij een lopende procedure of een zwaarwegend belang langere bewaring rechtvaardigt gegevens over lopende lidmaatschappen en docentregistraties: gedurende de looptijd daarvan gegevens over beëindigde lidmaatschappen en docentregistraties: maximaal vijf jaar na beëindiging, tenzij een lopende procedure of een zwaarwegend belang langere bewaring

rechtvaardigt gegevens over bezwaar, beroep, heroverweging en handhaving: maximaal vijf jaar na definitieve afhandeling, tenzij een lopende procedure of een zwaarwegend belang langere bewaring rechtvaardigt financiële en fiscale gegevens: gedurende de wettelijke bewaartermijn gegevens uit contactverzoeken: zolang dat nodig is voor behandeling van het verzoek en eventuele opvolging

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd, vernietigd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet langer tot een natuurlijke persoon herleidbaar zijn, tenzij verdere bewaring rechtmatig en noodzakelijk is.

Deze bewaartermijnen sluiten aan op Bijlage 4, waarin onder meer termijnen van maximaal twee jaar voor afgewezen aanvragen en maximaal vijf jaar voor beëindigde lidmaatschappen, docentregistraties en procedures zijn opgenomen.

20. Uw privacyrechten.

Wanneer BKOGS persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u verschillende rechten.

U heeft onder meer het recht om:

inzage te vragen in uw persoonsgegevens onjuiste gegevens te laten corrigeren onvolledige gegevens te laten aanvullen gegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor grond bestaat beperking van verwerking te vragen bezwaar te maken tegen verwerking gegevens over te laten dragen wanneer dat technisch mogelijk en juridisch van toepassing is toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd

Een verzoek kan worden ingediend via info@bkogs.nl. Vermeld daarbij bij voorkeur “privacyverzoek” in het onderwerp van uw bericht.

Een privacyverzoek dat via info@bkogs.nl wordt ingediend, wordt beschouwd als een schriftelijk verzoek aan het bestuur.

BKOGS kan u vragen om uw identiteit te bevestigen voordat een verzoek wordt behandeld. BKOGS reageert binnen de wettelijke termijn en motiveert een eventuele gehele of gedeeltelijke afwijzing schriftelijk.

21. Bezwaar tegen openbare vermelding.

Docenten kunnen bezwaar maken tegen verwerking of openbare vermelding van persoonsgegevens wanneer zij daarvoor bijzondere persoonlijke omstandigheden hebben.

BKOGS beoordeelt een bezwaar zorgvuldig. Daarbij weegt BKOGS het privacybelang van de betrokkene af tegen het belang van transparantie, kwaliteitsborging en controleerbaarheid binnen de particuliere OGS opleidingsbranche.

Wanneer gegevens onjuist zijn of niet langer noodzakelijk zijn voor het doel van het register, past BKOGS deze aan of verwijdert zij deze.

22. Klacht indienen.

Wanneer u vindt dat BKOGS niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u contact opnemen via info@bkogs.nl. Vermeld daarbij bij voorkeur “privacyverzoek” in het onderwerp van uw bericht.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

23. Wijzigingen in deze privacyverklaring.

BKOGS kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de organisatie, website, wetgeving of verwerking van persoonsgegevens verandert.

De meest actuele versie van deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van BKOGS.